员工垫资报销，这样入账！

来源: 正保会计网校编辑：muyanhua 2025/12/15 14:32:59　字体：大小

员工垫付费用，然后根据发票再进行报销，只要严格按照账务处理，其本身不会产生税务风险。其分录如下：

员工据发票报销时

借：管理费用—办公费

应交税费—应交增值税—进项税额

贷：其他应付款—XX员工

实际发放时

借：其他应付款—XX员工

贷：库存现金/银行存款

员工垫资购买物品有税务风险？

税务系统对企业公户向私户转账十分敏感。如果是向企业内部职工转出非工资收入，税务系统会更加敏感，会对企业做出税务预警。（疑似逃避个税）这样也就出现了，个人垫资时，税务系统容易对公转私预警。

员工垫资会被罚款吗？

如果账务清晰，分录正确，摘要明晰，凭证规范。即使被预警，只要我们把相关账务发送给税务部门，税务部门也不会提出异议，更不会出现罚款的情况。相反，很多中小企业，账务处理太乱，员工垫资势必会出现公转私的情况，而税务部门让其解释时，又缺少对应凭证，所以才导致罚款。如下案例

员工垫资常见错误分录

有些会计为了省事，认为最终出资的反正是公司，索性把本应2个分录，简化为一个分录。即如下：

借：管理费用—办公费

应交税费—应交增值税—进项税额

贷：银行存款/库存现金

这样就导致了企业报销员工垫资时是没有分录，也没有保留凭证的。如果税务稽查时间与业务发生时间间隔太长。这时税务让说明为啥给某员工公对私转款未报个税，这时由于账务混乱，企业无法证明该笔公转私的合理性，这样本应毫无问题的报销，变成了偷逃个税行为。

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