当审计人员发现被审计单位存在违法情况并需要与管理层沟通时,可按以下步骤开展工作:
首先是及时沟通。一旦发现可能的违法行为,审计人员应尽快与适当层级的管理层进行沟通。通常先与直接负责相关业务的管理层沟通,若问题较为严重或复杂,再考虑与更高层级的管理层沟通。沟通要注意及时性,避免问题进一步恶化。
其次是准备充分。在沟通之前,审计人员要对发现的违法事项进行详细的调查和整理,确保掌握充分的证据和事实。明确违法事项的性质、发生的时间、涉及的金额等关键信息,同时了解相关法律法规的具体规定,以便在沟通中能够清晰准确地表达问题。
再者是选择合适的沟通方式。可以根据违法事项的严重程度和性质选择面对面沟通、书面沟通或两者结合的方式。对于较为轻微的违法事项,可先通过面对面沟通的方式提醒管理层,并给予其解释和整改的机会。对于严重的违法事项,除了面对面沟通外,还应形成正式的书面报告,详细记录违法事项和沟通情况。
然后是保持专业和客观。在沟通中,审计人员要始终保持专业的态度和客观的立场,避免情绪化的表达。以事实为依据,依据相关法律法规和审计准则来阐述问题,不夸大也不缩小违法事项的影响。同时,要尊重管理层的意见,认真听取他们的解释和反馈。
最后是跟进和记录。沟通结束后,审计人员要对管理层的整改措施进行跟进,确保问题得到妥善解决。同时,要详细记录沟通的过程和结果,包括沟通的时间、地点、参与人员、讨论的内容以及管理层的承诺等,这些记录将作为审计工作的重要证据。
与管理层沟通违法事项需要审计人员具备良好的沟通能力、专业素养和应变能力,以确保沟通的有效性和问题的妥善解决。