当控制发生变化时,对于旧证据的使用需要谨慎考量,以下是具体分析。
首先要评估控制变化的性质和程度。如果控制的变化只是一些细微的调整,比如操作流程中某个环节的顺序微调,但控制的目标、关键控制点和风险应对本质未变,那么旧证据可能仍具有一定的参考价值。例如,在采购付款控制中,原来要求采购申请单由部门经理签字,现在调整为部门经理和副经理都要签字,这种变化相对较小。此时,之前关于采购申请单审批有效性的旧证据,如过去一段时间内对部门经理签字合规性的测试结果,可部分用于辅助判断新控制环境下采购申请审批环节的整体有效性。可以基于旧证据,重点关注副经理签字这一新增环节的执行情况。
然而,如果控制发生了重大变化,比如从手工控制转变为自动化控制,或者控制的关键环节和风险点有了根本性改变,旧证据的可靠性就会大打折扣。以销售收款环节为例,原来采用手工记录客户订单和收款信息,现在使用了智能销售管理系统自动处理订单和收款确认。在这种情况下,旧的手工控制下的证据,如手工订单的核对记录、收款凭证的手工签字等,基本不能直接用于评估新的自动化控制的有效性。因为自动化控制的运行依赖于系统的程序和逻辑,有其独特的风险,如系统故障、数据录入错误等,需要重新收集与新控制相关的证据,如系统的配置参数、自动化流程的测试结果等。
此外,还需考虑控制变化的时间。如果控制变化发生在较短时间内,旧证据可能还能反映控制变化前的情况,可用于对比分析控制变化前后的差异。但如果距离控制变化已经过去了较长时间,旧证据的时效性就会降低,其对当前控制有效性的证明力也会减弱。
总之,在控制发生变化时,对于旧证据不能一概而论地使用或摒弃,要综合考虑控制变化的性质、程度和时间等因素,合理判断旧证据的可用性,并结合新证据来全面评估控制的有效性。