询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价,在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。其流程主要包括以下几个关键步骤。
首先是成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组要对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定,并且要熟悉采购需求和相关市场情况,为后续工作奠定基础。
接着是确定被询价的供应商名单。询价小组会根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出包含采购货物规格、数量、质量等要求的询价通知书让其报价。在选择供应商时,要综合考虑供应商的信誉、产品质量、供应能力等多方面因素,以保证有足够的优质供应商参与竞争。
之后是供应商报价。被询价的供应商在规定时间内以书面形式进行报价,并且只能报出一次价格,不得更改。报价应包含完成采购项目所需的全部费用,如货物价格、运输费、税费等。
然后是询价小组对供应商的报价进行评审。询价小组会遵循公平、公正、科学、择优的原则,对各供应商的报价进行比较,根据事先确定的评定成交的标准,从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,确定报价最低的供应商作为成交供应商。
最后是确定成交结果并签订合同。采购人会将成交结果通知所有被询价的未成交的供应商,同时向成交供应商发出成交通知书。成交供应商在收到成交通知书后,要在规定时间内与采购人签订采购合同,明确双方的权利和义务,合同中应涵盖采购货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等重要内容。合同签订完成后,整个询价采购流程基本结束,但采购人还需对合同的执行情况进行监督,确保货物按时、按质、按量交付。