在询价采购中,确定成交供应商通常遵循以下步骤:
1. 成立询价小组:首先,采购方会成立一个询价小组,负责制定询价文件、确定被询价的供应商名单,并负责接收响应文件和组织谈判。
2. 确定供应商名单:询价小组会根据采购需求,确定符合条件的供应商名单。这些供应商应该能够提供符合要求的货物或服务。
3. 发出询价文件:询价小组会向选定的供应商发出询价文件,该文件包含采购需求、规格、付款条件、交货时间等详细信息。
4. 接收响应文件:供应商在接到询价文件后,会根据其能力准备响应文件,并将其提交给询价小组。
5. 组织谈判(可选):在某些情况下,询价小组可能会与供应商进行谈判,以澄清询价文件中的任何不确定性,或者寻求更优惠的条件。
6. 评估响应文件:询价小组会根据事先确定的评估标准(如价格、质量、交货时间、售后服务等)对供应商的响应文件进行评估。
7. 确定成交供应商:评估完成后,询价小组会根据评估结果确定成交供应商。通常,成交供应商是能够提供最佳报价和条件的供应商。
8. 发出成交通知:成交供应商确定后,询价小组会向成交供应商发出成交通知,并可能同时通知其他参与询价的供应商结果。
9. 签订合同:成交供应商接到通知后,将与采购方签订合同,明确双方的权利和义务。
在整个过程中,询价小组应确保公平、公正和透明,避免任何可能影响采购公正性的行为。成交供应商的确定应该基于客观的评估标准,而不是主观的偏好或利益。